Lorsqu’une entreprise comporte des associés ou des actionnaires, les décisions importantes pour la vie de la société doivent être prises lors d’une assemblée générale. Toute décision doit être actée dans un procès-verbal d’assemblée générale. Ce document permet d’en apporter la preuve d’un point de vue légal.
C’est pourquoi il est important de savoir comment dresser un procès-verbal, car un certain formalisme doit être respecté. Si certaines règles sont communes aux différentes formes juridiques de société, d’autres sont spécifiques à certaines d’entre elles.
Contenu, personnes habilitées à les rédiger, signataires, etc., voici tout ce qu’il faut savoir sur la rédaction d’un PV d’AG.
Qui peut rédiger un procès-verbal d’assemblée générale ?
Dans la pratique, il peut être dressé par n’importe qui, comme le secrétaire ou tout autre salarié dont cela serait la charge. C’est ce que l’on appelle un acte sous seing privé. Il constitue alors une preuve simple de la véracité des informations contenues dans le procès d’assemblée générale ordinaire. Les informations sont considérées comme justes jusqu’à preuve du contraire.
Lorsque la situation s’impose, il est possible de faire dresser le procès d’assemblée générale sur demande par un officier public et ministériel, comme un notaire. Dans un tel cas, il s’agit d’un acte authentique constituant une preuve irréfutable.
Bon à savoir : généralement, l’acte sous seing privé est le plus utilisé afin de faciliter la procédure.
Enfin, lorsque l’entreprise se compose d’un associé unique (SASU, EURL), la rédaction d’un procès-verbal d’assemblée générale n’est pas obligatoire. Il peut simplement rédiger un document actant une décision unilatérale.
Quelles informations doivent figurer dans un procès-verbal d’assemblée générale ?
Si les mentions particulières peuvent varier au cas par cas selon les entreprises, notons que certaines informations doivent obligatoirement figurer dans le PV d’AG :
- les personnes présentes à l’assemblée générale et leurs fonctions ;
- la date et le lieu de la réunion ;
- le nom de la personne qui va représenter les associés qui se sont excusés (ayant prévenu de leur absence) durant les phases de vote ;
- un résumé des débats intervenus lors de l’assemblée générale ;
- le résultat du vote et les décisions prises durant l’assemblée générale ;
- les documents soumis à discussion.
Quels sont les délais légaux pour dresser un procès-verbal d’assemblée générale ?
Sauf exception, il n’y a pas de délai pour dresser un PV d’AG. Toutefois, comme le document doit être signé par tous les associés présents, il est préférable d’y procéder en fin de séance puisque les associés sont sur place.
Le procès-verbal d’assemblée générale portant sur l’approbation des comptes sociaux annuels de l’entreprise fait partie des exceptions dans la mesure où il doit être déposé en même temps que les comptes. Pour rappel, le dépôt des comptes doit être effectué dans les 7 mois au plus tard après la fin de l’exercice social.
Comment présenter un procès-verbal d’assemblée générale ?
La valeur en tant que preuve d’un procès-verbal étant importante, il ne faut pas qu’il y ait de doute sur ce qui y est écrit. Aussi, il est d’usage de présenter un document dactylographié. En outre, l’ensemble des procès-verbaux d’assemblée générale devant être conservé dans un registre consultable au siège de l’entreprise, le format papier est conseillé (même si une copie numérique est possible).
La durée de conservation des PV est de 6 ans minimum.
